Privacy beleid en beleid AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van Stichting Poortersgenootschap Willemstad.

Wat is de AVG
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vervangt de huidige Wet Bescherming Persoonsgegevens. De AVG geldt voor bedrijven, stichtingen, verenigingen en alle andere rechtspersonen, waaronder de Stichting Poortersgenootschap Willemstad.

1. Introductie
   In dit overzicht wordt aangegeven hoe Stichting Poortersgenootschap Willemstad persoonsgegevens verzamelt en op welke wijze deze gegevens worden gebruikt. De verantwoordelijke partij voor de verwerking van deze gegevens is het bestuur.
   
   Stichting Poortersgenootschap Willemstad zet zich in voor de bescherming van de privacy van haar leden en van de bezoekers van haar website: http://www.poortersgenootschap.nl.
   
   Persoonsgegevens van de poorters en worden uiterst zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Het bestuur houdt zich aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.
   
   
2. Welke gegevens worden verzameld
   Persoonsgegevens worden door Stichting Poortersgenootschap Willemstad verzameld voor de hieronder genoemde doeleinden. Deze gegevens staan Stichting Poortersgenootschap Willemstad ter beschikking doordat personen deze zelf hebben aangeleverd om ingeschreven te worden in het Poortersregister Willemstad op het betreffende inschrijfformulier, dan wel op andere wijze kenbaar hebben gemaakt. Deze gegevens betreffen identiteit en contactgegevens (zoals e-mailadres en Naam- Adres- Woonplaats-vaste telefoonnummer en/of mobiele telefoonnummer).
   
   Algemene gegevens met betrekking tot bezoeken aan de website van Stichting Poortersgenootschap Willemstad kunnen worden verzameld, maar zonder dat bezoekers worden geïdentificeerd.
   
   
3. Op welke wijze worden de persoonsgegevens gebruikt
   Stichting Poortersgenootschap Willemstad verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
   
   a. voor de inschrijving in het Poortersregister Willemstad;
   b. om in contact te komen met de poorters;
   c.om informatie aan de poorters te sturen;
   d. voor het organiseren van activiteiten;
   e. voor het faciliteren en bevorderen van deelname aan activiteiten;
   f. voor het bijhouden van het Poortersregister Willemstad;
   g. voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
   
   Alle e-mailberichten worden in BCC verzonden zodat er geen lijsten van privé e-mailadressen beschikbaar komen en kunnen gaan rouleren.
   
   
4. Aan wie worden de persoonsgegevens verstrekt
   Stichting Poortersgenootschap Willemstad zal de gegevens van de poorters niet verkopen, noch verhuren. Het ter beschikking stellen van gegevens ten behoeve van activiteiten aan derden, zal zonder voorafgaande toestemming van betrokkenen niet plaatsvinden.
   
   
5. Correctheid van de opgegeven persoonsgegevens
   Door het meedelen van de persoonsgegevens garandeert de betrokkene dat deze juist en volledig zijn.
   
   
6. Bewaren van persoonsgegevens
   De namen van de poorters worden vermeld in het Poortersregister Willemstad. De overige persoonsgegevens worden gescheiden bewaard. Zij worden gearchiveerd wanneer zij niet langer noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van activiteiten en doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Als een poorter als geregistreerde poorter wordt geroyeerd of uitgeschreven wenst te worden uit het Poortersregister Willemstad worden zijn/ haar persoonsgegevens vernietigd.
   
   
7. Hoe worden persoonsgegevens beveiligd?
   Stichting Poortersgenootschap Willemstad neemt te allen tijde passende technische en organisatorische maatregelen teneinde de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
   
   De website van Stichting Poortersgenootschap Willemstad kan verwijzingen naar websites van andere organisaties bevatten. Stichting Poortersgenootschap Willemstad is niet verantwoordelijk voor het gebruik van de persoonsgegevens door die andere organisaties. Het bestuur van Stichting Poortersgenootschap Willemstad adviseert aan betrokkenen om het privacy beleid van de betreffende organisaties te raadplegen.
   
   
8. Foto’s, video’s en social media
   Stichting Poortersgenootschap Willemstad gebruikt social media voor publiciteit. Het bestuur zal de AVG in acht nemen ten aanzien van het online publiceren van persoonsgegevens zoals activiteiten en foto’s. De poorters en hun introducés dienen zich bewust te zijn van het feit dat tijdens activiteiten foto’s en video’s gemaakt kunnen worden. De poorters en hun introducés moeten bij aanvang van activiteiten zelf melden dat er geen foto’s of video’s van hen gemaakt mogen worden. Mensen dienen van tevoren bij het secretariaat van Stichting Poortersgenootschap Willemstad aan te geven dat er geen foto’s of video’s van hen geplaatst mogen worden op de site van Stichting Poortersgenootschap Willemstad. Zonder dit bericht geldt plaatsing op de site voor Stichting Poortersgenootschap Willemstad niet als inbreuk op de privacy. Deze beelden kunnen gemaakt zijn door derden of door poorters.
   
   
9. Privacy rechten
   Poorters zijn gerechtigd tot inzage van hun persoonsgegevens, hebben het recht om correctie, beperking of verwijdering van zijn/ haar persoonsgegevens te vragen en kunnen daarnaast vragen om overdracht van hun gegevens. Ten slotte kan de poorter bezwaar maken tegen het gebruik van zijn/haar gegevens. Indien de verwerking van de gegevens berust op toestemming dan kan betrokken deze te allen tijde intrekken.
   
   Verzoeken en/of vragen met betrekking tot privacy gerelateerde zaken kunnen worden gestuurd aan het secretariaat van Stichting Poortersgenootschap Willemstad. Betrokkene is tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van zijn/haar gegevens bij Autoriteit Persoonsgegevens.
   
   
10. E-mail
    Als een poorter geen e-mail meer wenst te ontvangen met betrekking tot de eventuele activiteiten van Stichting Poortersgenootschap Willemstad, dan kan hij/ zij zich daarvoor afmelden door een reactie te sturen naar het secretariaat van Stichting Poortersgenootschap Willemstad.
    
    
11. Wijziging van het privacy beleid
    

    Het bestuur van Stichting Poortersgenootschap Willemstad behoudt zich het recht voor om dit privacy beleid te wijzigen. Check daarom regelmatig dit beleid om op de hoogte te blijven van de laatste versie.

12. Procedure bij datalekken
    Het bestuur van Stichting Poortersgenootschap Willemstad is verplicht eventuele datalekken binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

13.  Vastleggen gegevens

    Bij het inschrijven als Poorter van Willemstad worden persoonsgegevens opgeslagen. In het Poortersregister Willemstad worden uitsluitend de namen van de poorters vermeld. De overige verzamelde gegevens worden bijgehouden door een daarvoor aangewezen bestuurslid die de gegevens beveiligd digitaal opslaat en/of bewaard in afzonderlijke papieren dossiers. Bij de secretaris berust een (actuele) kopie van de overige hiervoor vermelde persoonsgegevens in het geval dat een ander persoon dan de secretaris belast is met het beheer van de persoonsgegevens.
    
    Alleen bestuursleden en leden van de Poortersraad met een specifieke taak (webmaster, projectleiders) krijgen toegang tot gegevens die voor het uitoefenen van hun taak nodig zijn.
    In onderstaande overzicht is dit expliciet aangegeven.
    
    

    Wie	Wat
    Secretaris	Naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer
    Beheerder belast met administratie van persoonsgegevens poorters	Naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer
    Webmaster	e-mail bestand poorters
    Projectleiders	Lijst met namen, adres, woonplaats en e-mail

    
    Bestuursleden en leden van de Poortersraad belast met een bepaalde taak conformeren zich bij hun aantreden aan de AVG. Dit houdt in dat zij de gegevens van de poorters zorgvuldig behandelen en alleen, indien nodig mogen delen met poorters, personen of instanties buiten Stichting Poortersgenootschap Willemstad met expliciete toestemming van de eigenaar onder vermelding van de gegevens die worden gedeeld en het doel waarvoor deze gebruikt gaan worden.
    
    Uitwerking:
    

    Gegevens	Doel
    Voorletters, voornaam, achternaam	Registratie in het Poortersregister Willemstad
    Voorletters, voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats	Voor opname in het administratief poortersbestand
    E-mail adres	Voor het actueel informeren van poorters over eigen activiteiten en over activiteiten van andere samenwerkende organisatie

    
    
    
14. Contact
    Voor vragen en/of suggesties met betrekking tot dit privacy beleid statement kunt u zich richten tot de secretaris van de Stichting Poortersgenootschap Willemstad.